Congrès, Colloques, Symposium

Organisation d'événement société B2B
Gestion et coordination totale
Faites de votre congrès une réussite

Chez Arena Event nous nous sommes fait une spécialité de ce genre de manifestations

Notre vocation est d’accompagner et d’apporter des solutions dans l’organisation de congrès, conventions, colloques, symposiums, conférences.
Notre mission : analyser attentivement vos besoins pour vous proposer des événements sur mesure.
Nous vous accompagnons tout au long de votre projet en élaborant un événement qui reflétera vos valeurs.
Nous mettrons tout en œuvre pour mettre en avant les messages à faire passer.
Nous avons à notre service des animateurs, des personnalités et des intervenants reconnus afin d’au mieux votre événement.

Les raisons de l’organisation d’un congrès, d’un colloque, d’un symposium, d’une conférence ou d’une convention.

Colloque, congrès, convention, symposium Kesako ?

Congrès : Evénement réunissant des spécialistes d’une même discipline et ne travaillant pas ensemble sur un thème donné.
Convention : rassembler nos équipes ou nos distributeurs, clients, prospects pour les informer, les motiver, les stimuler, les convaincre, les faire adhérer et fédérer.
Colloque : réunion d’experts qui dans un domaine particulier et sur un ton pédagogique échangent afin de faire une étude détaillée et un état des lieux à un moment précis.
Symposium : Rassemblement de scientifiques, d’experts en petit groupe autour d’un sujet technique.

A la faveur de votre convention, congrès, colloque, conférence ou symposium vous souhaitez rassembler pour stimuler, motiver, faire adhérer, fédérer, convaincre.
Faire passer un message, promouvoir votre image, vendre un projet, une idée, communiquer sur l’entreprise, fixer des chalenges.

Avant l’événement

Tout d’abord Arena Event fixera avec vous le cadre de votre événement, à savoir :

  • Fixer le budget prévisionnel.
  • Décider du thème.
  • Faire le programme.
  • Déterminer la taille de l’événement (durée, nombre d’invités).
  • Ensuite il faut réserver l’endroit retenu pour votre événement. Votre choix sera guidé par l’auditoire attendu, le public visé et du standing que vous souhaitez donner à l’événement.

Une fois le lieu réservé, Arena Event s’occupe des points suivants :

  • Nommer un maître de cérémonies pour faire vivre l’événement.
  • Faire la liste des invités et intervenants.
  • Rédiger, envoyer les invitations et le programme.
  • Contacter les intervenants extérieurs.
  • Réserver hôtels, transports.
  • Mettre en place la communication.
  • Aménager le lieu (mobilier, connections, audio-visuel, son, lumières etc.).
  • Préparer le formulaire d’évaluation.

Voici un résumé de la check-list de Arena Event (L’exhaustive comporte 500 points) :

  • Communication autour de l’événement.
  • Inscriptions à l’événement.
  • Gestion personnalisée des intervenants et des invites.
  • Recherche des sponsors et organisation de l’exposition.
  • Tenue de la partie logistique et technique.
  • Budget.

Les ressources dont dispose Arena Event :

  • Un réseau de partenaires fiables et professionnels.
  • Une équipe dynamique et à votre écoute.
  • Un énorme choix de lieux et de salles.

Pendant l’événement

L’organisation de ce genre d’événement demande beaucoup de rigueur et de présence.
Le bon déroulement de l’événement est une obsession chez Arena Event, et passe par le soin apporté à régler les derniers détails :

  • Contrôler le matériel technique.
  • Mettre les porte-noms, boissons et les verres pour les intervenants.
  • Veiller à l’accueil et à l’installation des invités.
  • Briefer l’équipe d’accueil.
  • Accueillir les invités et noter leur présence.
  • Distribuer la documentation, les badges.
  • Surtout être en mesure de pallier aux éventuels couacs dans l’organisation.

Après l’événement

Tout d’abord, il est important de remercier les intervenants et les invités présents au moment de l’évènement.
Pour finir, nous évaluerons ensemble votre événement. Calculerons votre retour sur investissement, suivrons les retombées de presse et rédigerons un compte-rendu.

Nous prenons en charge l'organisation de tous types de congrès, colloques, symposiums. Notre offre est complète :

Recherche de sponsors
Gestion des inscriptions
Prise en charge des intervenants
Gestion de votre communication B2B
Prise en charge logistique et technique
Gestion des transports
Vous souhaitez organiser un congrès, un colloque ou un symposium ?

Ce type d’événement correspond à ce que vous recherchez ? 

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