F.A.Q.
Questions fréquentes

Comment le chef de projet que vous m’avez attribué travaille-t-il ?

Les chefs de projet chez Arena Event ont une grande expérience et des compétences très polyvalentes. Et aussi des capacités d’adaptation pour pouvoir gérer les urgences et les imprévus et répondre à toutes vos demandes. D’abord il saura vous écouter afin de pouvoir vous conseiller au mieux en fonction de vos envies et de votre budget. Il étudiera plusieurs possibilités correspondantes à vos souhaits avant de vous soumettre des propositions chiffrées. Il recherchera pour vous les prestataires et ensuite coordonnera l’évènement.

Est-il possible d’organiser un évènement ailleurs qu’en Belgique ?

Oui, mais attention quand même, certaines de nos activités ne pourront pas être mise en place dans toutes les régions.

Nos incentives sont organisé partout dans le monde.

Dans quelles régions Arena Event peut organiser des évènements ?

Arena Event étant basée en Belgique, c’est ici que se trouve notre périmètre de prédilection. Nous travaillons principalement dans les provinces de : Bruxelles, Liège Namur et partout en Belgique. Néanmoins Arena Event suivant la nature de l’événement peut répondre à vos demandes à l’étranger comme en France, au Luxembourg ou au Pays-Bas.

Pourquoi est-il si important, pour une agence événementielle de savoir le budget dont je dispose pour organiser mon événement d’entreprise?

L’enveloppe que vous allez nous confier va permettre de penser une solution globale respectant cette enveloppe. Il est toujours frustrant et décevant de se voir proposer un évènement que l’on ne pourra pas retenir faute de budget.

Puis-je utiliser le service traiteur de mon choix durant vos événements ?

Bien sûr, rien ne vous est imposé, en revanche nous vous proposerons les services de haute qualité rendu par nos traiteurs expérimentés. Ceux-ci connaissent parfaitement les lieux et notre niveau d’exigence.

Nous souhaitons organiser une réunion sous forme de "jeu". Pouvez-vous me dire si vous pouvez organiser ce genre de prestation ?

Bien sûr, c’est vraiment ça notre force, les évènements sur mesure. Notre prestation pourra aller du choix du lieu à la prise en charge par notre équipe technique de toute la partie audio, vidéo, informatique. Après avoir clairement identifié vos besoins et desiderata, notre équipe s’occupera de la totalité de la technique liée à l’événement.

Votre proposition "événementielle" pour notre soirée englobe-t-elle un service vestiaire pour nos hôtes ?

Pour votre soirée « événementielle », nous prendrons bien sûr en mains ce service. Un système de numéros ou de consigne et un vestiaire seront prévus à cet effet.

Puis-je par manque de temps organiser mon évènement à distance ?

Bien sûr rien ne s’oppose à un entretien à distance. L’essentiel pour nous est juste de bien cerner votre demande et vos attentes. Le téléphone bien sûr, Skype …, les moyens ne manquent pas. Ainsi Arena Event peut vous faire gagner encore plus de temps. Aussi sachez que l’on se déplace !

Mes invités trouveront ils des places de parking sur vos lieux d'événement ?

Quand nous parlons de capacité d’accueil, nous intégrons bien sûr les disponibilités et capacités des parkings de chacun des lieux proposés. Le parking est compris dans la location du lieu.

J’ai regardé la liste des thèmes que vous proposez, mais, mon équipe a une idée précise et j’aimerai la mettre en place. Est-ce possible ?

Bien sûr il suffit de nous en parler. Nous vous indiquerons si ce thème est compatible avec le lieu retenu.

En effet certaines animations ne sont possibles que sur certains sites et pour un nombre maximum de personnes. Faites-nous part de votre idée, nous mettrons tout en œuvre pour y répondre. Nous réalisons vraiment des évènements sur mesure.

Pour la soirée anniversaire de mon entreprise. Pouvez-vous me proposez de reprendre les codes couleurs de ma société et de les décliner pour ma soirée ?

Bien sûr. Nous jouerons sur la décoration du lieu, des tables, la restauration et les animations. Nous respecterons votre couleur. Si votre logo est orange et bleu par exemple, nous pourrons vous proposer des buffets oranges de la vaisselle reprenant de l’orange, des verrines à déguster à base de denrées oranges et bleues … Pour faire ressortir vos propres couleurs, nous les marierons avec d’autres qui les feront ressortir.

J’ai retenu une animation en outdoor dans le cadre de mon séminaire. Quelle solution en cas de pluie ?

Certaines animations en extérieur sont tout à fait même s’il pleut. Juste prévoir de se couvrir en conséquence. De toutes façons, pour toutes les animations en extérieur, nous vous préconisons une tenue décontractée avec des chaussures confortables sans talon et un poncho. Il faut aussi prévoir un change. Et aussi certaines animations proposées en extérieur peuvent également l’être en intérieur.

Pourquoi recommandez-vous de constituer les équipes à l’avance dans le cadre d’un team-building ?

Premièrement pour gagner du temps afin de commencer l’animation et de respecter le timing. En second pour que vous puissiez constituer vous-même les équipes, cela permettra aux participants de se découvrir au cours de l’animation. Pour ensuite plus facilement coopérer entre eux au sein de l’entreprise.

Pour notre animation, je souhaite que les différentes équipes portent des tenues à l’effigie de notre société Pouvez-vous nous les fournir ?

Bien sûr, nous pouvons vous proposer des tee-shirts, des polos, casquettes, des vestes de différentes couleurs pour constituer vos équipes. Nous pourrons même les faire floquer avec votre logo.

J’ai déjà choisi l’établissement dans lequel je souhaite organise mon événement. Est-ce possible que vous interveniez juste pour la partie animation ?

Bien sûr. Nous prendrons contact avec l’établissement que vous avez sélectionné et nous coordonnerons l’animation que vous souhaitez mettre en place.

La réponse à votre question ne s'y trouve pas?
Benoit Kalpers Evénementiel, mariage, fête Liège BE