Réunion d'affaires

Organisation d'événement société B2C
Une réunion d'affaires bien préparée
En toute sérénité

La réussite d’une réunion d’affaires tient à son organisation

Une logistique organisée de façon professionnelle est de mise. Pour que votre réunion se passe sereinement, Arena Event et ses partenaires se chargeront de toute la partie matérielle. Il s’agit là d’un gros travail de préparation et certaines règles sont bien sûr à respecter.

Notre expérience et notre expertise permettent de répondre aux exigences qu’impose une telle réunion :

  • Le budget nécessaire.
  • Le lieu exact pour éventuellement prévenir les participants et baliser la salle.
  • La date l’heure et la durée pour organiser l’accueil.
  • Le nombre de participants. (Parking, badges matériel, boissons, repas).
  • Animateur, participants, secrétaire de séance avant de doter chacun en matériel et en badges. Et vérifier la présence de tous.
  • Ordre du jour afin d’organiser les différentes interventions et animations, les pauses et les repas.
  • Les raisons de la réunion pour que le cadre corresponde.

Salles de réunion

Si un certain standing est obligé et que vos locaux ne s’y prêtent pas, il faut louer une salle à l’extérieur.
Arena Event vous proposera parmi un large éventail une salle en adéquation avec le nombre de participants en tenant compte de vos objectifs.
Nous disposons en effet pour les réunions d’affaires de lieux avec ses salles de conférences lumineuses dans des sites divers et variés.
Nos possibilités d’accueil vont de 5 à 500 personnes. Votre réunion d’affaires doit être un événement sans « couacs » et il le sera grâce au savoir-faire de l’équipe Arena Event et ses partenaires.
L’espace de réunion doit bien sûr être adapté au nombre de participants. En effet, une salle trop petite peut engendrer un mal-être une sensation d’étouffement tandis qu’une pièce où il est facile de circuler permet un climat plus serein. La disposition de la salle dépendra aussi du type de réunion et de la convivialité ou non recherchée soit :

  • Une grande table.
  • En salle de cours.
  • En U.
  • Avec de petites tables.
  • Style amphithéâtre.

Pour les pauses, un lieu de détente sera mis à la disposition des participants, ainsi qu’un espace pour les fumeurs.
Nous veillerons aussi à la température. Rien de tel qu’une salle surchauffée ou trop fraîche donnant envie aux participants de partir. Sur Bruxelles et dans les grandes villes, il existe des lieux dédiés à ce type de réunion.

Préparation matérielle

Nous considérons que les participants ne connaissent pas les lieux, un balisage sera mis en place. Nous préparerons aussi les badges d’accès.
Quel matériel pour une salle de réunion pour Arena Event ?

  • Chaises et tables ergonomiques et confortables.
  • Prises électriques tout autour de la pièce.
  • Wifi accessible pour tous.
  • Luminosité réglable, au cas où une projection est envisagée.
  • Fournitures (feuilles blanches, stylos, trombones…).

Options possibles :

  • Podiums.
  • Rétroprojecteur ou vidéoprojecteur, écran couleur, projecteurs et lecteur vidéo.
  • Micros, tables de mixage et amplificateurs.
  • Enregistreurs et lecteurs de cd.
  • Supports, chevalets, tableaux à feuillets mobiles et pointeur laser.
  • Paperboard.
  • Ordinateur, imprimante.
  • Photocopies et service de secrétariat disponibles à la réception

Le plus Arena Event

Musique et animation.
Nos chefs de projet sont à votre disposition pour prévoir un accompagnement sonore ou une pause divertissante lors de votre session de travail.

Restauration & catering

L’arrivée et les pauses.
La restauration est un point important quand les participants arrivent de loin. En Belgique, eau, jus de fruit, café, thé et gâteaux sont habituellement proposés pour accueillir les participants et pour les pauses.
Nous conseillons aussi de mettre à la disposition de chacun une petite bouteille d’eau.

Les repas.
Un large éventail de formules s’offre à vous, suivant vos besoins et de votre budget.
Du repas banquet à la pause sandwichs, dégustation de vins et fromages, cocktail dinatoire… ceux-ci ne sont que quelques exemples de ce que nous pouvons vous offrir.
La préparation matérielle s’accompagne d’une nécessaire communication.

Le « must » Arena Event

Nous vous proposerons des articles thématiques si vous souhaitez offrir à vos invités un cadeau de bienvenue. Un Des articles personnalisés peuvent aussi être fournis sur demande.

En résumé Arena Event vous propose :

De vous faire profiter de son expérience pour que votre réunion d’affaires soit mémorable.
De la location de salle à l’organisation des repas jusqu’à l’animation de vos activités de groupe, Arena Event vous propose un service d’organisation d’événement clé en mains.

Arena Event répond à toutes vos exigences quant à l'organisation d'une réunion d'affaires:

Salles de 5 à 500 personnes
Mise à disposition de personnel
Mise à disposition de matériel
Gestion des transports
Catering durant la réunion
Repas après la réunion
Vous souhaitez organiser une réunion d'affaires ?

Ce type d’événement correspond à ce que vous recherchez ? 

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